Je wilt dat je bedrijf groeit, maar niet ten koste van jezelf. Je wilt meer resultaat, minder gedoe, en duidelijk weten wat werkt. Toch sturen veel ondernemers op gevoel: er zijn wel cijfers, maar niemand kijkt ernaar. Er zijn doelen, maar het is onduidelijk waar je begint — of wie waarvoor verantwoordelijk is. Key Performance Indicators (KPI’s) helpen je daar structuur in aan te brengen. Een KPI is een meetbaar stuurgetal dat laat zien of je bedrijf, team of proces dichter bij het doel komt. Het is geen losse metric, maar een richtinggevend cijfer dat keuzes makkelijker maakt en eigenaarschap versterkt. Als je KPI’s goed inzet, weet je als ondernemer én als teamlid wat telt. Niet alleen achteraf, maar onderweg. En dat brengt rust, duidelijkheid en ruimte om echt te groeien.
Inhoudsopgave
Luister hier naar deze podcast over kpi’s:
Wat is een KPI?
KPI’s zijn de cijfers waarop je stuurt. Ze maken zichtbaar of je bedrijf, team of proces dichter bij het doel komt — of juist niet. Ze zijn niet bedoeld om alles te meten, maar om het éne getal te kiezen dat richting geeft. KPI’s zorgen voor focus, eigenaarschap en bijsturing.
Metrics vs KPI’s
Metrics zijn meetwaarden: wat er gebeurt, hoeveel, hoe vaak.
KPI’s zijn de kerncijfers die je gebruikt om beslissingen te nemen. Ze vertalen je doelen naar concrete meetpunten.
- Metric = “We kregen 200 aanvragen deze maand”
- KPI = “Conversie op de aanvraagpagina stijgt naar 4% vóór Q3”
Een metric zegt iets over activiteit.
Een KPI zegt iets over effect.
KPI’s Voorbeelden in de praktijk
Supportteam
- Metrics: aantal tickets, reactietijd
- KPI: “<10% van tickets is herhaalvraag binnen 14 dagen”
- Waarom dit werkt: het team gaat proactief kennis verbeteren, niet alleen reageren. Minder tickets → minder druk → meer klanttevredenheid.
Trajectbegeleider
- Metrics: aantal sessies, aantal cliënten
- KPI: “90% van cliënten rondt traject succesvol af binnen 3 maanden”
- Waarom dit werkt: je stuurt op resultaat in plaats van bezetting. Je optimaliseert je begeleiding, onboarding en matching.
Marketingmanager
- Metrics: aantal leads, websiteverkeer
- KPI: “Customer Acquisition Cost blijft onder €100 gemiddeld per maand”
- Waarom dit werkt: je stuurt niet op volume, maar op efficiëntie. Je meet niet of je veel leads hebt, maar of ze rendabel zijn.
Waarom KPI’s het verschil maken in je bedrijf
Zonder KPI’s stuur je op ruis. Je gaat af op drukte, aannames, meningen of momentopnames. Campagnes draaien? Check. Team werkt hard? Check. Maar je weet niet of het effect heeft. En al helemaal niet waar je moet bijsturen. Met KPI’s verandert dat. Je bepaalt wat telt. Niet alles, maar één ding per rol dat het verschil maakt. Je maakt verwachtingen helder, eigenaarschap concreet en voortgang meetbaar.
Een marketeer weet dat zijn taak niet “meer bereik” is, maar bijvoorbeeld: de CAC onder de €100 houden. Een supportmedewerker weet dat het niet gaat om “snel reageren”, maar om herhaalvragen structureel verminderen.
Dat maakt het werk niet alleen doelgerichter, maar ook schaalbaar.
KPI’s helpen je keuzes maken. Ze dwingen je prioriteiten te stellen, stoppen met optimaliseren op onderbuikgevoel, en geven inzicht in wat werkt. Niet achteraf, maar onderweg. Je gaat van sturen op intuïtie naar sturen op invloed. En dat is het verschil tussen een bedrijf dat blijft draaien — en een bedrijf dat vooruitgaat.
Wat gebeurt er als je zonder KPI’s werkt?
Zonder KPI’s lijkt het alsof het loopt. Je team is druk, je hebt dashboards vol cijfers, en iedereen doet z’n best. Maar er is geen structuur. Geen richting. Geen verantwoordelijkheid die ergens stopt. Alles voelt belangrijk, dus niets krijgt prioriteit.
Mensen werken in hun agenda, niet aan resultaat. Je optimaliseert op zichtbare actie — zoals likes of bezoekers — maar weet niet of het iets oplevert. Campagnes draaien, content gaat live, support reageert snel… maar je hebt geen idee wat je zou moeten verbeteren.
Taken kun je nauwelijks uitbesteden, want niemand weet waar het proces succesvol op afgerekend wordt. Automatiseren is onmogelijk, want je weet niet welke stappen herhaalbaar werken. Groei voelt zwaar, traag en kwetsbaar. En jij blijft de enige die overzicht probeert te houden. Zonder KPI’s is je bedrijf bezig — maar niet per se in beweging.
Hoe start je met de juiste KPI in je bedrijf? (stappenplan)
KPI’s werken alleen als ze onderdeel zijn van je structuur. Geen dashboards bouwen zonder context, geen getallen aanwijzen zonder richting. Hier lees je hoe je KPI’s stapsgewijs invoert in je bedrijf — vanaf de basis.
1. Breng je kernprocessen in kaart
Welke processen zijn bepalend voor je bedrijfssucces? Denk aan: marketing, sales, klantenservice, onboarding, fulfilment, facturatie, support, etc.
Maak een lijst van alle primaire processen die herhaaldelijk plaatsvinden.
Tip: gebruik hier je bestaande systemen, workflows of klantreis voor als startpunt.
Wie is verantwoordelijk voor welk kernproces? Niet wie meewerkt, maar wie eindverantwoordelijk is voor het succes of falen van het proces?
Dit is essentieel. KPI’s moeten gekoppeld zijn aan eigenaarschap.
Geen KPI zonder rol, geen rol zonder verantwoordelijk proces.
3. Bepaal per kernproces de belangrijkste metrics
Wat zijn de meetpunten die iets zeggen over de effectiviteit van dat proces?
Voorbeelden:
- Leadgeneratie → aantal leads, conversie, kosten per lead
- Klantservice → tickets, oplostijd, herhaalvragen
- Sales → gescoorde deals, gemiddelde orderwaarde, upsell%
Let op: dit zijn metrics, nog géén KPI’s. Maar je moet ze eerst kennen om te kunnen kiezen.
4. Stel één hoofddoel voor het bedrijf
Een goed KPI-systeem begint met focus. Kies één concreet bedrijfsdoel voor de komende 3 maanden.
Voorbeelden:
- Winst verhogen met 15%
- Meer klanten uit organisch verkeer
- Klantretentie verbeteren tot 40%
- Minder supportlast bij zelfde klantvolume
Waarom één doel?
Omdat het je hele team in dezelfde richting zet. Geen ruis, geen concurrentie tussen afdelingen. Alleen samenwerking op het hoofddoel.
5. Koppel per proces KPI’s die bijdragen aan dat doel
Welke meetpunten hebben directe impact op dat ene hoofddoel? Die worden KPI’s.
Voorbeeld:
Doel = retentie verhogen →
- Klantenservice: % herhaalvragen omlaag
- Community: actieve leden % omhoog
- Marketing: % herhaalaankopen omhoog
Beperk het tot max. 3 KPI’s per proces, en zorg dat het helder is: waarom meten we dit?
6. Formuleer elke KPI als SMART-doel
Elke KPI moet SMART zijn:
- Specifiek – Je weet exact wat het is
- Meetbaar – Er is een helder cijfer aan gekoppeld
- Acceptabel – Het past bij de capaciteit
- Realistisch – Het is haalbaar binnen het kwartaal
- Tijdgebonden – Er zit een deadline aan vast
Voorbeeld:
“Snelheid verbeteren” = vaag
→ “Gemiddelde oplostijd klantenservice onder de 24 uur vóór eind Q2” = SMART
7. Wijs eigenaarschap toe per KPI
Eén persoon is eindverantwoordelijk per KPI.
Niet het hele team, niet “iedereen een beetje”. Maar: één naam, één cijfer.
Diegene:
- Monitort de KPI
- Krijgt de ruimte om acties op te zetten
- Wordt erop bevraagd tijdens evaluatie
Geen eigenaarschap = geen KPI.s.
Zo leer je KPI-denken aan je team
Als je met KPI’s gaat werken, verandert er iets fundamenteels in je organisatie. Niet alleen in hoe je stuurt, maar ook in hoe je mensen denken, zich gedragen en samenwerken. Je team moet leren kijken naar cijfers als richting, niet als oordeel. En jij moet leren sturen op resultaat, zonder de controle te verliezen.
Zo leer je dat aan je team – in vijf stappen.
1. Maak duidelijk wat er verwacht wordt per functie
Iedereen in je bedrijf heeft een rol. Maar een rol zonder duidelijke uitkomst is vaag.
Als je KPI’s koppelt aan die rol, wordt het helder: dit is jouw bijdrage aan het grotere geheel.
Je geeft daarmee geen druk, maar verantwoordelijkheid én eigenaarschap.
Mensen weten wat er van ze verwacht wordt — en waar ze op afgerekend (en gewaardeerd!) worden.
2. Koppel prestaties aan persoonlijke successen
Zodra je team ziet: ik heb invloed op dit getal — en dat getal doet ertoe, verandert het gedrag.
Je krijgt een cultuur waarin:
- successen gedeeld en gevierd worden
- teamleden trots zijn op hun bijdrage
- resultaat belangrijker wordt dan ‘druk zijn’
Je bouwt een prestatiecultuur — zonder controlecultuur.
3. Gebruik KPI’s om te leren, niet om te oordelen
Een KPI is geen stok om mee te slaan. Het is een spiegel: waar gaat het goed, waar loopt het vast?
Wanneer een KPI niet gehaald wordt, is dat het startpunt van een gesprek:
Wat speelt er? Wat is realistisch? Wat heb je nodig?
Door KPI’s te koppelen aan leerdoelen geef je ruimte voor groei. Je traint niet op ‘harder werken’, maar op slimmer bijdragen aan het resultaat.
4. Maak onderpresteren bespreekbaar en objectief
Als iemand structureel zijn KPI’s niet haalt — ook niet met hulp of training — kun je daar eerlijk over zijn. Je kijkt niet naar inzet of intentie, maar naar fit met de rol.
Zo voorkom je vaagheid, frustratie en subjectiviteit.
Iemand die structureel niet past bij een KPI-verantwoordelijkheid, past mogelijk niet in die rol.
KPI’s maken dat zichtbaar. En dus: bespreekbaar.
5. Gebruik KPI’s ook in je werving
Als je weet wat belangrijk is in een rol, kun je daar gericht op werven.
Een vacature verandert dan van “we zoeken een marketeer” naar:
“We zoeken iemand die onze CAC verlaagt van €110 naar onder de €80 in 3 maanden.”
Tijdens sollicitatiegesprekken vraag je:
- Welke KPI’s heb je eerder beïnvloed?
- Wat deed je toen die verslechterde?
- Waar ligt jouw kracht in het verbeteren van…?
KPI’s maken werving concreet. Je zoekt impact, geen ervaring.
Wat levert het je op?
Werken met KPI’s is meer dan rapporteren. Het verandert hoe je onderneemt, aanstuurt en samenwerkt. Je maakt zichtbaar wat ertoe doet, en bouwt een bedrijf dat gestuurd wordt op resultaat — niet op drukte.
De opbrengst is niet alleen betere cijfers, maar ook meer rust, meer richting en meer ruimte om te groeien.
Als je dit goed aanpakt, levert het je het volgende op:
- Schaalbaarheid zonder overbelasting: Je bedrijf groeit op structuur, niet op jou als brandweerman.
- Grip op wat er echt toe doet: Je ziet direct welke acties bijdragen aan je doelen — en wat verspilling is.
- Minder stress en ad hoc gedoe: Je hoeft niet overal op te reageren, want je weet precies wat bewaakt moet worden.
- Sneller kunnen schakelen: Je ziet eerder waar het lekt, waar het groeit en waar bijsturing nodig is.
- Meer eigenaarschap in je team: Iedereen weet wat zijn of haar bijdrage is — en waar ze op beoordeeld worden.
- Betere samenwerking tussen rollen: KPI’s maken afhankelijkheden zichtbaar en versterken onderlinge afstemming.
- Makkelijker automatiseren en uitbesteden: Wat meetbaar is, kun je herhalen — en dus beter overdragen aan systemen of mensen.
Samenvatting
KPI’s zijn niet ‘meer meten’. Ze zijn: beter kiezen, helderder aansturen, en structureel verbeteren. Wil je je bedrijf schaalbaarder maken, je team effectiever laten werken, en je winst verhogen zonder harder te trekken? Dan zijn KPI’s je eerste stap naar een hoger niveau. Heb je hulp nodig bij het instellen van KPI’s voor jouw team of processen? Plan een gratis Focus sessie in — ik help je de focus te verleggen.