Asana was er al
Tijdens een Asana-implementatie zag ik dat het systeem al aanwezig was, maar nog niet goed werd gebruikt. De onderliggende uitdaging zat ook in de aansluiting tussen afdelingen. Aan de voorkant werd verkocht en gebeld; daarna moest delivery ermee verder. Tussen die stappen ontbrak samenhang.
Wat levert sales eigenlijk op?
Ik ging eindproducten per afdeling definiëren die de volgende afdeling kon accepteren. Voor sales betekende dat bijvoorbeeld een volledig voorbereid profiel van een nieuwe klant: het contract getekend, de benodigde informatie verzameld en bepaalde afspraken alvast ingepland.
Delivery moet ermee kunnen beginnen
Het uitgangspunt was dat delivery die overdracht direct kon oppakken. Daarmee werd duidelijker wanneer het werk van sales compleet was en wat delivery van de voorbereiding mocht verwachten. De overgang werd een concreet product dat kon worden afgetikt.
Heldere verantwoordelijkheid door samenhang
Deze toepassing maakte voor mij zichtbaar hoe belangrijk de grens tussen afdelingen is. Door gezamenlijk vast te stellen wat er wordt overgedragen, verbind je de stappen en maak je verantwoordelijkheden helder. De software ondersteunt vervolgens die afspraken.